Dokumentenlenkung

Was wäre ein Qualitätsmanagement ohne Dokumente und Aufzeichnungen?

Unveränderbar, auffindbar, nachvollziehbar und bekannt – Schlagworte, die für Dokumente in einem funktionalen Qualitätsmanagement allgegenwärtig sind. Doch, wo ist das Dokument, wer hat es wann erstellt, welche Version ist gültig, wurde es zur Kenntnis genommen?



Stellen Sie mit unserem intranetgestützten System die zuverlässige, unternehmensweite Erstellung, Verteilung, Bereitstellung und Aktualisierung aller wichtigen Dokumente und Aufzeichnungen sicher und belegen Sie die Kenntnisnahme der Information. Die über die integrierte Online-Erfassung durch berechtigte Benutzer erfassten und später freigegebenen Dokumente stehen den Mitarbeitern immer in der aktuellen Version zur Verfügung. Veraltete und auch abgelaufene Informationen können nicht mehr abgerufen werden. Sie stehen nur noch speziell berechtigten Benutzern zu Recherchezwecken zur Verfügung.

Die Informationen können - auch mehrfach - über eine Gruppenlogik sinnvoll verteilt werden. Eine Versionsänderung wirkt sich direkt auf alle Verlinkungen aus und wird dokumentiert. Aus hochgeladenen MS-Office-Dokumenten werden bei der Freigabe PDFs erzeugt, die den vorab geplanten Verteilungsplatz anstelle des Originaldokuments einnehmen, wobei das Original in einem Archiv abgespeichert wird und nur berechtigten Benutzern zur Verfügung steht.

Durch eine automatische Aufforderung an eingetragene Benutzer per E-Mail wird zur Kenntnisnahme aufgefordert und diese auch dokumentiert. Damit sehen Sie auf einen Blick, wer welche Version des Dokumentes gelesen und die Kenntnisnahme im System bestätigt hat oder wer unter Umständen nochmal daran erinnert werden muss.

Highlights:

  • Erstellt in enger Zusammenarbeit mit Kunden
  • Unter Beachtung der DIN ISO Konformität
  • All-in-one
  • Erstellung durch Jedermann
  • Freigabe durch Berechtigte
  • Versionsverwaltung mit Reaktivierungsmöglichkeit
  • Ablage in bearbeitbarer Form
  • Präsentation in unveränderbarer Form
  • Lesebestätigung mit Kontrolle
  • Statistiken und Historie