Digitales Rechnungseingangsbuch

Ihre digitalisierten Dokumente stehen hiermit in allen belegorientierten Auskunfts- und Bearbeitungsprogrammen am zugehörigen Beleg oder Vorgang zur Verfügung und erlauben so einen schnellen Zugriff ohne Gang zum Aktenschrank.
Das AMONDIS Rechnungseingangsbuch ermöglicht die zentrale und schnelle Erfassung Ihres gesamten Rechnungseingangs und des zugehörigen Digitalen Bildes.

Dabei kann auch bereits bei der Rechnungsprüfung eine Vorkontierung über definierbare Leistungsziffern ohne Kenntnis des jeweiligen Kontenrahmens außerhalb der Buchhaltung erfolgen. In Verbindung mit einem DMS-System stehen die digitalisierten Belege während des gesamten Durchlaufs und in den entsprechenden Auskunftsprogrammen jederzeit digital zur Verfügung und vereinfachen so den gesamten Prozess.
 
Highlights:

  • Ständige Verfügbarkeit der Dokumente an allen Arbeitsplätzen
  • Integrierter Dokumentenzugriff in allen beleg-/aufgabenbezogenen Programmen
  • Dokumentensuche über alle Suchkriterien im Finanzwesen
  • Berücksichtigung in der Liquiditätsplanung
  • Volltextrecherche


Dokumentenimport

  • Scanverfahren mit Stapelbearbeitung
  • Automatische Dokumententrennung über Barcode
  • Dokumentenimport aus Netzlaufwerken
  • Automatische Erkennung der Rechnungskopfdaten
  • Ad hoc Scan direkt zum Vorgang


Rechnungsfreigabe

  • Transparenter Rechnungsdurchlauf durch integrierbare Verfahrenssteuerung (Rechnungen im Umlauf)
  • Freidefinierbarer Rechnungsworkflow
  • Parallele Rechnungsbearbeitung
  • Mehrstufiges Freigabeverfahren unter Berücksichtigung des Vier-Augen-Prinzips
  • Definition von Unterschriftsregelungen inkl. Betragslimit
  • Nachträgliche Zahlungsfreigabe
  • Fälligkeitsüberwachung mit Ampelsystem (Berücksichtigung von Skontofristen)
  • Mail-Benachrichtigung (Neue Belege, Erinnerungsfunktion)
  • Wiedervorlagefunktion


Kontierung

  • Mehrmandantenfähigkeit auf Rechnungspositionsebene mit automatischer Weiterverrechnung
  • Vorkontierung auf Konten- oder Leistungsziffernebene
  • Zuordnung von Vorgängerbelegen (Beschaffungsantrag, Bestellung, Lieferscheinen)
  • Verfahrensdokumentation Rechnungseingang
  • Integrierter Anlagenzugang
  • Auswertung Rechnungsobligo (Zuordnung Investitionsplan)
  • Vertragsverknüpfung (Rechnungsprüfung mit Zuhilfenahme von Vertragsdokumenten)


Dokumentenablage

  • Verringerte Raumkosten
  • Integriertes digitales Belegarchiv mit Scanfunktion
  • Digitale Archivierung der Ausgangsbelege
  • Optional Ablage in einem revisionssicheren Archivsystem